Consigli per un onboarding efficace

Finalmente, anche nelle aziende italiane si sta iniziando a dare importanza al processo di onboarding, ovvero all’inserimento in azienda di una nuova risorsa. In genere, l’abitudine diffusa è quella di assumere il personale e poi lasciare che si arrangi da sé, senza preoccuparsi di effettuare un percorso di inserimento mirato e di benvenuto.

Il processo di onboarding è invece molto importante, sia per i nuovi dipendenti, che possono così contare su un punto di riferimento utile per rispondere a dubbi e quesiti di ogni sorta, sia per i dirigenti e i colleghi già in essere, che possono così conoscere meglio i nuovi arrivati.

L’onboarding semplifica l’inserimento dei nuovi dipendenti e rende la loro nuova esperienza più fluida, naturale e piacevole, riducendo l’ansia e lo stress e generando, al contrario, la gradevole sensazione di trovarsi in una famiglia.

È bene considerare che l’onboarding è un processo molto importante per rendere meno problematici i primi giorni in azienda, per favorire la produttività e incrementare il senso di autostima e di soddisfazione dei nuovi arrivati.

In base alle dimensioni dell’azienda stessa e al ruolo dei nuovi assunti, la procedura di onboarding può orientarsi verso direzioni e modalità differenti e perdurare da una a più settimane.

Quali iniziative prendere per accogliere i nuovi arrivati in azienda

In genere, il processo di onboarding si compone di diverse fasi, dal primo momento di benvenuto / accoglienza, fino alla consegna degli strumenti di lavoro, all’assegnazione del ruolo e al periodo di formazione vera e propria.

I metodi, come si è detto, possono variare in base alle caratteristiche della struttura e dell’organizzazione aziendale e al ruolo del neoassunto.

In alcune aziende di grandi dimensioni, l’evento del “benvenuto a bordo” è una vera e propria cerimonia, con consegna dei documenti, del contratto di lavoro, del badge, di eventuali chiavi per cassetti, scrivania e ufficio e di tutto quanto occorre per iniziare la propria avventura professionale.

Un’idea simpatica è quella di offrire al nuovo arrivato anche una serie di gadget aziendali personalizzati: penne personalizzate, matite personalizzate e materiale di cancelleria, un’agenda e un planner da tavolo, una chiavetta per il distributore del caffè e degli snack, un portachiavi personalizzato o un altro piccolo regalo per dimostrare affetto, gratitudine e spirito di squadra.

Qualora il lavoro da svolgere richieda l’uso di una divisa o comunque un tipo di abbigliamento professionale specifico, il momento dell’onboarding prevede anche la consegna dei capi e degli accessori, personalizzati con il logo aziendale e, magari, anche con il monogramma o il nome del dipendente.

Nel caso in cui non vengano fornite divise professionali ma esista una certa regola per lo stile e l’outfit, è proprio durante la giornata di benvenuto che vengono fornite tutte le informazioni utili per il dress code corretto. 

Presentazione della squadra e dei dirigenti

Un altro momento importante della cerimonia iniziale di onboarding è la presentazione del team di lavoro e dei manager: si tratta di un momento determinante poiché consente al nuovo lavoratore di sentirsi già parte del nuovo ambiente e di evitare timori e preoccupazioni.

All’interno della squadra di lavoro, viene quindi assegnato al nuovo assunto un tutor o comunque una figura già esperta che provvederà a gestire un periodo di affiancamento e a verificare che la formazione si stia svolgendo correttamente.

È molto importante che un nuovo arrivato si senta accolto in azienda fin dal primo giorno: per favorire ancora di più l’inserimento, un’ottima idea è quella di invitarlo ufficialmente alla cerimonia di onboarding un paio di giorni prima, con un’e-mail, un messaggio o una telefonata.

L’accoglienza del primo giorno è fondamentale proprio perché trasmette una prima impressione positiva: iniziare con entusiasmo significa affrontare le novità senza timore di commettere errori e senza indecisioni.

Tour degli uffici e dell’azienda

Sarebbe bene che, il giorno dell’arrivo, il nuovo dipendente venga accolto dal direttore delle risorse umane, o comunque da una figura di riferimento, il quale provveda a mostrargli gli uffici e gli eventuali reparti produttivi, in modo che si renda conto fin da subito del meccanismo di funzionamento dell’intera struttura aziendale.

È importante inoltre adeguare l’accoglienza anche in relazione a quelle che potrebbero essere le specifiche esigenze del dipendente, fornendogli ad esempio un software specifico o altri strumenti tecnologici che possano contribuire a migliorare l’efficienza ma soprattutto ad offrire una maggiore sensazione di comfort.

Gli aspetti da considerare in una procedura di onboarding

In un processo di onboarding è opportuno considerare diversi elementi che favoriscono il successo dell’evento e, di conseguenza, dell’inserimento in azienda del nuovo dipendente.

Prima di tutto occorre informare adeguatamente il nuovo lavoratore riguardo ai metodi di comunicazione adottati all’interno dell’azienda, al fine di promuovere una maggiore interazione tra i diversi reparti e gruppi di lavoro: un’attività che può essere svolta mediante momenti di formazione e fornitura di manuali e materiale didattico/informativo.

Anche la socializzazione è fondamentale in un’azienda, sotto questo aspetto è necessario che dirigenti e responsabili organizzino momenti di team building, incontri formativi e anche qualche evento fuori orario di lavoro, per favorire lo scambio di pensieri e opinioni e la conoscenza tra i dipendenti.

Procedure di onboarding digitale

Oggi molte aziende ricorrono anche a tecniche digitali e programmi di e-learning per introdurre il nuovo dipendente in azienda ed effettuare una parte di quello che sarà il processo di onboarding.

I momenti di e-learning sono utili per fornire una serie di informazioni basilari oltre che convenienti, poiché riducono le tempistiche e possono essere pianificati e organizzati in qualsiasi momento.

Inoltre, soprattutto per un’azienda di piccole dimensioni, dove magari non esiste la disponibilità di mettere a disposizione un tutor, gli strumenti digitali consentono di fornire al collaboratore appena arrivato un percorso di autoapprendimento, molto utile per ottenere tutte le conoscenze di cui può avere bisogno, che gli permetteranno poi di iniziare a lavorare con la massima tranquillità e di vivere serenamente la sua nuova esperienza.

Ovviamente, l’onboarding digitale deve essere completato con alcune attività specifiche di inserimento in azienda, di formazione professionale e di affiancamento.

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